Homeoffice Survival Guide – Kommunikationstools im Vergleich

Viele Menschen sind es gewohnt ihre Arbeit in einer Büroumgebung zu verrichten. Rund 25 % der Deutschen arbeiten derzeit im Homeoffice. Somit ist es wichtig, die richtigen Kommunikationstools zu verwenden, damit der Arbeitsalltag barrierefrei von Statten gehen kann. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die vier beliebtesten Tools Skype for Business, Microsoft Teams, Zoom und Slack vor und erklären, welche Tools für welche Aufgaben am besten geeignet sind.

 

Dieser Beitrag soll Ihnen als Entscheidungsstütze dienen, die richtigen Tools für Ihre Bedürfnisse zu finden, sodass Sie auch im Homeoffice effektiv und produktiv Ihrer Arbeit nachgehen können.
Viele Menschen sind es gewohnt im Büro, also persönlich vor Ort, miteinander zu kommunizieren. Das erweist sich im Homeoffice als schwierig. Doch es gibt eine Auswahl von nützlichen Tools, um sich auch von zu Hause mit Kollegen auszutauschen, Dateien zu teilen und so auch Projekte planen zu können.

Skype for Business

Skype for Business ist als eigenständige Software, sowie als Teil von Office 365 erhältlich. Hier gibt es verschiedene Pläne, entweder allein oder als Teil eines Exchange-Online-Plans. Gäste müssen die Software nicht runterladen, sondern können ganz einfach per Webapplikation an einem Call teilnehmen. Skype for Business ist somit unabhängig von einem bestimmten Betriebssystem nutzbar. Folgende Standardfunktionen stehen euch, ohne die Einbindung von Office 365, zur Verfügung:

  • Meetings bis zu einer Größe von 10 Teilnehmern
  • Teammitglieder über einen persönlichen Link zu einer Besprechung einladen
  • Chat während des Meetings
  • Bildschirm freigeben und Dateien zur Verfügung stellen
  • PowerPoint-Präsentationen durchführen
  • Nutzung eines virtuellen Whiteboards, welches man speichern kann
  • Video-Calls unterliegen einem Limit von 100h/Monat, 10h/Tag, 4h/Call (bei Erreichen einer dieser Grenzen wechselt der Call automatisch auf nur Audio)

Diese Zusatzfunktionen erlangt ihr bei der Einbindung von Skype for Business in Office 365:

  • Meetings mit bis zu 250 Personen
  • Einbindung in Outlook-Kalender mit einem Link zum Meeting
  • Live-Konferenzen mit bis zu 10.000 Teilnehmern
  • Aufzeichnung von Meetings
  • Umfragen während des Meetings
  • Teilnahme über Festnetztelefon

Die Beliebtheit von Skype dürfte an der Einfachheit der Anwendung, der großen Zahl von Nutzern sowie an der Unabhängigkeit des Betriebssystems liegen. Außerdem erhalten Sie, als Office-365-Nutzer, ein Terabyte an Cloud-Speicher zu Ihrem Office-Paket. Die Daten werden auf Unternehmensniveau verschlüsselt.

Microsoft Teams

Teams ist, im Gegensatz zu Skype for Business, nur als Paket mit Office 365 zu haben und wird Skype for Business ab dem 31.07.2021 ablösen. Dabei wird Teams alle Funktionen von Skype übernehmen und noch folgende zusätzlich mitbringen:

  • Teams hat ein Projektplanungstool, das vom Funktionsumfang einem Jira-Board ähnelt. Das bedeutet, dass man Aufgaben verteilen kann und eine Übersicht über Verantwortlichkeiten und die Bearbeitungsfortschritte der Aufgaben im Projekt erhält
  • OneNote-Integration, um z.B an einer gemeinsamen Projektdokumentation zu arbeiten
  • Gemeinsame Dateibearbeitung: Der Dateiupload erfolgt über Microsofts SharePoint und OneDrive-Technologie. Dies ermöglicht auch das gleichzeitige Bearbeiten ein und derselben Datei durch mehrere Teammitglieder
  • Weitere Features und Drittanbieter: Das ganze Toolsortiment wird noch um Delve und Power BI erweitert, aber auch die anderen 365er-Tools und sogar Drittanbieter können den einzelnen Teams-Gruppen einfach über API-Schnittstellen hinzugefügt werden.

Microsoft Teams und Slack sind gut im File Sharing und bei Integrationen. Allerdings gibt es auf mobilen Geräten nur eingeschränkte Möglichkeiten beim Teilen von digitalen Inhalten.

Zoom

Zoom ist ein US-Amerikanisches Unternehmen, dass vor allem in den letzten zwei Jahren in den Vordergrund rückte. Ähnlich wie Skype, bietet Zoom die Möglichkeit Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern zu veranstalten. Unterstützt werden Mac, Windows, Linux, iOS und Android. Meetings können hier auch aufgezeichnet und gespeichert werden. Meetings haben immer einen Moderator. Die Teilnehmer müssen sich über einen Zugangslink dazuschalten. Meetings ab einer Teilnehmeranzahl von 100 Personen und einer Länge von 40 Minuten sind nur mit einem Pro-, Business oder einem Enterprise-Account möglich.

Eine kleine Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen von Zoom:

  • Teammitglieder über einen persönlichen Link zu einer Besprechung einladen
  • Chat während des Meetings
  • Bildschirm freigeben und Dateien zur Verfügung stellen
  • Nutzung eines virtuellen Whiteboards, welches man speichern kann
  • Meetings mit bis zu 1000 Teilnehmern und einer Länge von 24h (Enterprise+)
  • Einbindung in Kalender mit einem Link zum Meeting
  • Aufzeichnung von Meetings
  • Teilnahme über Festnetztelefon.

Slack

Slack ist eines der weitverbreitetsten Tools für Remote-Teams, denn es bietet nicht nur Video-Meetings an, sondern unter anderem auch das Einrichten von verschiedenen Channels, um über Teams, Projekte, Kunden oder andere relevante Themen zu Chatten. Dateien können auch überall in Slack hochgeladen und von anderen kommentiert werden. Außerdem gibt es eine Suche, mit der sich Dateien oder alte Nachrichten finden lassen. Mehr Funktionen von Slack sind z.B:

  • Direktnachrichten
  • Verknüpfung mit Tools wie Salesforce, Jira oder sogar eine selbst entwickelte Software
  • Filesharing.

Slack bietet sich vor allem für Teams an, da Emails, Anrufe, das Teilen von Dateien etc. komplett durch Slack ersetzbar sind und somit alles innerhalb einer einzigen Anwendung machbar ist.

Der Datenschutz von Microsoft Teams und Slack basiert auf dem US-Recht und den rechtlichen Standards und ist im Vergleich zu deutschen gesetzlichen Bestimmungen weniger restriktiv. Diese Chat-Tools sind demzufoge für deutsche Unternehmen oft nicht geeignet, da sie keinen ausreichenden Datenschutz gewährleisten können.

Daniele Canali Autor

Daniele Canali ist Auszubildender bei der Proventa AG und unterstützt dort die interne IT bei der Pflege und Wartung der internen Netzwerkinfrastruktur. Er trägt dazu bei, dass alles läuft und keine Prozesse aufgrund von technischen Problemen in Verzug geraten müssen. Weiterhin erhält er Einblicke in nahezu alle Bereiche des Unternehmens, vom Back Office über Marketing und Sales bis hin zu Kundenprojekten. Dort übernimmt er wichtige Aufgaben und kann die Teams tatkräftig unterstützen.

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