Warum benötigen Unternehmen ein Portfoliomanagement? So gewinnt man mehr Planungssicherheit

Agile & Scrum

„Auf der einen Seite haben wir eine Vielzahl von Anforderungen, auf der anderen Seite aber nur ein begrenztes Budget für deren Umsetzung zur Verfügung.“ Kennen auch Sie diese Herausforderung? Der nachfolgende Lösungsansatz aus der Praxis soll hierbei eine Inspiration und Anregung sein.

Im Unternehmen muss ständig eine Entscheidung getroffen werden, welche Anforderungen den größten Wert für die Organisation oder die Kunden haben und daher mithilfe des verfügbaren Budgets umgesetzt werden.Die Rahmenbedingungen, in denen diese Entscheidung getroffen werden muss, sind oft denkbar ungünstig. Typische Rahmenbedingungen sind: rasant änderte Markt-Anforderungen, sich ändernde Prioritäten durch gesetzliche oder strategische Vorgaben, ändernde Ressourcenverfügbarkeiten oder ein sich veränderndes, weil flexibles Budget. Nicht selten sind Zeitenspannen von der Anforderungsdefinition bis zur Umsetzung von einem Jahr oder mehr Realität. Vor diesem Hintergrund kann ein klassisches Projektmanagement Vorhaben und Projekte in diesem schwierigen Umfeld nicht effizient umsetzen.

Genauso schwierig ist inzwischen auch der Entscheidungsprozess, welche Anforderungen umgesetzt werden und welche nicht. Hierzu wird oft der Business Case als Entscheidungsgrundlage benutzt. Um einen Business Case zu rechnen werden in der Regel Annahmen getroffen. Diese Annahmen sollte man in einer Übersicht zusammentragen und transparent machen. Weiterhin sollte man sich über die Kriterien und Parameter verständigen, mit deren Hilfe ein Business Case gerechnet werden muss. Es ist wichtig eine einheitliche und vergleichbare Vorgehensweise zur Ermittlung eines Business Case innerhalb einer Organisation zu haben.

Listet man nun alle Anforderungen inklusive deren Business Case auf und trifft dann eine Entscheidung auf Grundlage des verfügbaren Budgets, ergibt sich immer eine Menge von Anforderungen, die nicht realisiert werden. Auch zu jeder dieser Anforderungen wurden Business Cases erstellt und berechnet. Daraus ergibt sich nicht selten eine erhebliche Menge von „Waste of Effort“.

Wie lösen Sie dieses Dilemma?

Es gibt einen Ansatz, der Abhilfe für dieses Problem schafft. Im Portfoliomanagement werden zunächst alle internen und externen Anforderungen in einem Backlog gesammelt. In den meisten Fällen kann bereits frühzeitig der Mehrwert ermittelt werden. Dieser Mehrwert ist der Anforderung zuzuordnen. In einigen Fällen macht es auch Sinn mehrere Anforderungen in einem Programm zusammenzufassen.

Die Reihenfolge der Anforderungen in dieser Liste ergibt sich aus der Bedeutung für das Unternehmen. Wie wir bereits festgestellt haben, ändern sich die Marktsituationen und Marktanforderungen in einer immer kürzeren Sequenz. Deshalb ist auch die Reihenfolge der Anforderungen im Portfolio-Backlog regelmäßig zu überprüfen.

Wie priorisieren Sie die Anforderungen im Portfolio-Backlog?

Zur Bestimmung der richtigen Reihenfolge im Portfolio Backlog benötigen wir einen Management Workshop. In diesem Workshop müssen zwingend Key Stakeholder und Entscheidungsträger der Organisation einbezogen werden.

Für einen effektiven Workshop haben sich die Teilnehmer am Workshop im Vorfeld mit den Anforderungen vertraut zu machen. Dieser Workshop sollte regelmäßig durchgeführt werden. Bewährt hat sich hierbei ein Turnus von 2-3 Monaten. Ziel des Workshops ist es, die richtige Reihenfolge der Anforderungen im Portfolio-Backlog zu bestimmen.

Diskutiert eine Gruppe von Menschen über ihre Interessen, so sind immer einige mehr oder weniger dazu in der Lage ihre Interessen durchzusetzen und den Rest der Gruppe zu überzeugen. Es sollten also subjektive Einflussgrößen aus der Entscheidungsfindung herausgehalten werden. Abhilfe schafft die Verwendung von Business Value Points. Hierzu werden objektive Kriterien und deren Wichtung aufgelistet.  In der agilen Community haben sich zwei Kriterien bewährt: Aufwand und Wert.

Der Aufwand entspricht dem absolut oder relativ geschätzten Aufwand für die Realisierung des Backlog-Items. Die Größe kann in beliebigen Einheiten angegeben sein, typisch sind Story Points, T-Shirt-Größen oder Arbeitsaufwand in Zeiteinheiten.

Unter Wert verstehen wir im Unternehmenskontext entweder den Umsatz zu erhöhen oder die Kosten zu reduzieren. Um diese Dimension zu bewerten, können die Verzögerungskosten (Cost of Delay) ermittelt werden. Jeder Tag, der bis zur Umsetzung der geplanten Maßnahme vergeht, bedeutet entgangenen Umsatz bzw. entgangene Kostenersparnis. Diese Kosten, die durch das Liegenlassen einer Aufgabe entstehen, werden als Verzögerungskosten bezeichnet. Verzögerungskosten können dabei schnell die Kosten für die Umsetzung einer Anforderung um ein Vielfaches übersteigen.

Die Workshop-Teilnehmer bewerten dann gemeinsam die Anforderungen anhand der abgestimmten Kriterien.

Die Anforderungen werden anschließend einer Matrix zugeordnet. Die horizontale Achse beschreibt den Aufwand oder die Kosten (gemessen in den Verzögerungskosten) für die Umsetzung der Anforderung. Die vertikale Achse beschreibt den Wert der Anforderung für die Organisation beziehungsweise für den Kunden. Über diese Matrix ergeben sich nun vier Quadranten.

Im Ergebnis werden alle Anforderungen im Portfolio-Backlog sortiert aufgelistet. Das verfügbare Budget teilt den Portfolio-Backlog in Anforderungen die freigegeben und umgesetzt werden und in Anforderungen, die zunächst auf On Hold gesetzt werden.

 

Freigegeben und gestartet sollten dabei nur Vorhaben werden, die sowohl über Budget als auch über die erforderlichen Ressourcen verfügen.

Wie geht man mit Quick Wins um?

Eine Sonderrolle spielen kleine Anforderungen, die schnell realisiert werden können und wenig Budget benötigen, dafür aber einen hohen Wert für die Organisation oder Kunden haben. Hierfür kann ein spezieller Prozess (Fast Line) definiert und ein spezielles Budget eingeplant werden. Zum Beispiel kann das Unternehmen 15 % vom Gesamtbudget für eine „Fast Line“ vorsehen. Für diese Anforderungen ist es nicht sinnvoll, 2-3 Monate für eine Entscheidung und Freigabe im Rahmen des Management Workshops abzuwarten. Hierfür sollte ein Gremium definiert werden, welches sich alle zwei Wochen trifft und über diese Kleinstanforderungen entscheidet.

Versprochen ist versprochen?

Ein kritischer Punkt ist oft das Versprechen auf erreichte Einsparungen oder Effizienzsteigerungen. Einsparungen sollten durch einen Financial Controller oder ein Gremium unabhängig und detailliert überprüft und freigegeben werden. Damit haben die Entscheidungsträger die Sicherheit, dass eine solide Berechnungsgrundlage zu Grunde liegt. Weiterhin sollte ein Reporting installiert werden, welches die tatsächlichen erzielten Effekte dokumentiert.

Was ist bei der Einführung eines Portfoliomanagement zu beachten?

Meiner Erfahrung nach wird der Erfolg der Einführung eines Portfoliomanagement im Wesentlichen vom Senior Management beeinflusst. Das Management muss …

Ein absolutes Commitment und Vertrauen zum neuen Prozess aussprechen. Der Prozess muss verstanden und akzeptiert sein. Damit geht einher, Entscheidungsbefugnisse an die Teams und Mitarbeiter abzugeben.

Wie bereits eingangs darauf hingewiesen, stellt dieses Vorgehen einen sehr konkreten Lösungsansatz da. Sind Sie neugierig geworden oder haben Interesse an diesem Thema, in dem Falle sprechen Sie mich gerne an. Jetzt kontaktieren!

Mario Hering Autor

Als erfahrener Senior Consultant war Mario Hering bei zahlreichen großen und angesehenen Unternehmen meist langjährig im Einsatz. Seine Sporen verdiente er sich im klassischen Projektmanagement, wobei er sehr früh das Potential von agilen Arbeitsmethoden erkannt hatte. Inzwischen ist er als Agile Coach und Scrum Master bei unseren Kunden tätig und treibt Agilität in den Unternehmen zielstrebig und konsequent voran.

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